個人情報を含む書類の紛失について
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1．概要
令和4年11月14日（月曜日）午後、母子保健課の職員が新生児訪問後に、氏名が記載されたアンケートを紛失しました。現時点で、個人情報の外部への流出・悪用された事実は確認されていません。
対象者様には、ご迷惑とご心配をおかけしましたこと、市民の皆様の信頼を損ねることになったことに対しまして、深くお詫び申しあげます。
今後、個人情報を含む書類の適正な管理と再発防止を徹底してまいります。
2．紛失書類
アンケート3枚綴り 1人分
・質問票1 育児支援チェックリスト
・質問票2 エジンバラ産後うつ病質問票（EPDS）
・質問票3 赤ちゃんへの気持ち質問票
※記載されている個人情報：対象者の氏名、出産日
3．経緯
令和4年11月14日、新生児訪問のため、対象者宅に職員が訪問し、質問票の回答と氏名等の自署を求めました。訪問終了後、対象者の記録が全て揃っていることを確認しないで、所属長の許可なく自宅に持ち帰り、質問票の紛失を把握しました。
その後、行動履歴を振り返り捜索を行いましたが、発見には至らなかったため、令和4年11月26日、対象者宅を訪問し、お詫びと経緯の説明を行いました。
4．原因
個人情報の取り扱いについて、組織としての体制が整っておりませんでした。また、職員への教育も不十分でした。
5．再発防止策
職員間で個人情報取り扱いに関する原則の確認と再教育を実施しました。
- 個人情報を含む書類の持ち帰り禁止を徹底します。
- 訪問の際の書類の持ち出しも、事前に所属長の許可を得た必要最小限度とすることを徹底します。
- 訪問時は、チェックリストに基づき、訪問前、訪問先を出るとき、職場に戻ったときに全ての書類が揃っているかを訪問担当者と事業担当者で確認します。
- 書類の紛失を起こさないために、ファイルやバインダーを用いて厳重に管理して持ち運ぶものとし、職場内及び訪問先以外の場所でファイル等の出し入れは行わないよう徹底します。
- 訪問担当者は、作成した記録を事業担当職員と確認し、記録を鍵付きキャビネットに確実に保管することを徹底します。
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更新日：2022年12月16日