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自治会・町内会等の個人情報保護について

[2020年10月16日]

ID:27754

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自治会・町内会等(個人情報保護法適用団体)の個人情報取扱いの注意点

自治会・町内会等(個人情報保護法適用団体)の個人情報取扱いの注意点

 

 個人情報を取り扱う自治会・町内会等、同窓会、マンション管理組合、NPO法人などの非営利組織に対しても、平成29年5月30日から、個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)が適用され、法律に定められた個人情報取扱いのルールに従うことが求められています。

 個人情報取扱いのルールの基本は、自分の情報が、どこで、どのように扱われるかを自分で決められることです。したがって、本人が知らない間に個人情報が保有・利用・提供されないように配慮すること(本人の同意を得ること)で、取扱いに問題はありません。

 自治会・町内会等で作成・発行している文書等で取り扱われる会員の個人情報を再確認していただき、今まで以上に適切な個人情報の取扱いをお願いします。また、あらかじめ総会の議決を経て自治会・町内会等の個人情報取扱基準を定め、周知することで会員の理解を得ることができます。

 

 会員名簿や会員地図等を作成・配付する場合を例として、守っていただく義務とその留意点を整理しました。

・個人情報の利用目的の特定(第15条)、目的外利用の禁止(第16条)

・適正な取得(第17条)、取得時の利用目的の通知等(第18条)

・個人データ内容の正確性の確保等(第19条)

・安全管理措置(第20条)

・第三者提供の制限(第23条)

・第三者提供に係る記録の作成等(第25条)

主な留意点

 □ 名簿を作成する目的や配付範囲を明確にし、会員の理解を求めてください。

 □ 集める個人情報は、目的を達成するのに必要な最小限にしてください。

 □ 全員の同意が得られなければ得られた人だけ、また、「電話番号は公表したくない。」というように一部の項目に同意が得られなければ同意を得られた範囲で名簿を作成してください。

 □ 名簿には利用目的を記載し、その目的に沿って利用し、会員以外には見せたり提供したりしないことも記載してください。

 □ 名簿の更新、転居等により名簿が不要になったときには、自治会・町内会等に返却するか、裁断して廃棄することなども明記してください。

 □ 既に取得している個人情報については、新たに取得し直す必要はなく、情報を安全に管理していれば問題はありません。

1 取得・利用のルール

 → 個人情報を取得するときは、利用目的を決めて、本人に伝えること

 → 個人情報は、目的を達成するのに必要最小限とすること

 → 個人情報は、決めた目的以外のことには使わないこと

    利用目的を特定しあらかじめ本人に通知するか又は会員に利用目的を公表(回覧、掲示など)したうえで、本人から個人情報を取得してください(個人情報保護法第15条・第18条)。取得した個人情報は、利用目的以外のことには使用しないでください(第16条)。

留意点 

   「会員名簿を作成し、名簿に掲載される会員の連絡用に会員に配付するため」として利用目的を特定し、個人情報を集める際、各戸に配布する個人情報記入用紙に「会員名簿を作成し、名簿に掲載される会員の連絡用に会員に配付するため」と利用目的を記載する必要があります。

留意点

  個人情報を集める際に明示した利用目的以外に使用することはできません。利用目的以外で個人情報を使用したい場合は、改めて本人から同意を得る必要があります。会員間の連絡用に取得した個人情報を使用して、高齢者の会や地域サークルの勧誘のために利用したりすることはできません。あらためて情報の内容を明示して本人から同意を得る必要があります。

2 保管のルール

  → 取得した個人情報は安全に管理すること

      取得した個人情報の盗難、紛失、漏えい等が生じないように、安全に管理しましょう。また、役員や名簿を配付された会員は保管に適切な措置を講じる必要があります(第20条)。

留意点

    回収された個人情報記入用紙、加入申込書や作成した紙の会員名簿はカギのかかる引き出し等で保管しましょう。また、パソコン上の会員名簿はパスワードの設定やウィルス対策ソフトの導入をしましょう。

留意点

    会員名簿の配付先の会員に対して、盗難や紛失、転売したりしないように注意を呼びかけることも重要です。

3 提供・記録のルール

  → 個人情報を第三者に提供するときは、本人の同意を得ること

  → 個人情報を第三者に提供したときの記録を残し、保管すること

    本人以外の者(第三者)に個人情報を提供する場合(本人以外の会員への会員名簿配付を含む。)は、あらかじめ本人の同意を得てください(第23条)。また、第三者に個人情報を提供した場合(第25条)は、記録を残し、その記録を原則3年保管してください。

留意点

 会員名簿を作成し、会員に配付する場合は、個人情報を集めるときに「会員名簿を作成し、名簿に掲載される会員間の連絡用に会員に配付するため」と理由を明示したうえで任意に個人情報を提出してもらえば、同意を得たことになります。

   ただし、以下のような場合は、同意を得なくても提供できます。

 (1) 法令に基づく場合 【例】警察からの照会

   (2) 人の生命、財産を守る場合 【例】災害発生時の安否確認

 (3) 委託先に提供する場合 【例】会員名簿の印刷を委託し、印刷業者に名簿を提供する。配送業者に配送先の氏名・住所を渡す。

留意点

  会員名簿を第三者に提供する(渡す)ときは、「いつ、誰が、どんな情報を誰に」を記録し、その記録を原則3年保管する必要があります。

   【例】〇月〇日総会において会長が会員名簿を会員全員に配付

 

   会員名簿や会員地図等を作成・配付する際の義務のほか、個人情報保護法には以下の義務が定められています。

・要配慮個人情報は、本人の同意を得て取得すること(第17条)

・個人情報を第三者から取得するときの記録を残し、保管すること(第26条)

・本人からの個人情報の開示の請求、個人情報の訂正等の請求及び利用停止等の請求及び苦情の処理には応じること(第27条~第30条・35条)

1 要配慮個人情報を取得するときのルール

  → 本人の同意を得て取得すること

  個人情報保護法で「要配慮個人情報」とは、「本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により被った事実、障害、健康診断その他の検査の結果、医師等から指導・診療・調剤が行われたこと、刑事事件・少年の保護事件に関する情報等」をいいますが、要援護者の把握に取り組まれている自治会・町内会等では、避難の際に配慮すべき情報を取得・利用することがあると思われます。障害や病歴は、この「要配慮個人情報」に当たり、あらかじめ本人の同意なく取得してはいけません。(第17条)

2 個人情報を第三者から取得したときの記録のルール

     → 個人情報を第三者から取得するときの記録を残し、保管する。

  第三者の氏名、第三者が個人情報を取得した経緯等を確認し、その記録を原則3年保管してください。

3 本人から個人情報の開示、訂正・追加・削除の請求、利用の停止・消去の請求、苦情があったときのルール

  本人から個人情報の開示の請求や個人情報の訂正等の請求、個人情報の利用の停止等の請求、個人情報の取扱いに対する苦情があったときは応じなければなりません。

     本人及び本人以外の第三者の個人情報が一覧表(例.会費納入状況リスト)になっているときは、本人以外の第三者の個人情報を開示しないよう注意しましょう。電話等で個人情報の開示について請求を求められたときは、即答せず、直接会って請求者が本人であることを確認してから開示するようにしましょう。

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